Code d’éthique et de conduite

Code d’éthique et de conduite

Résumé

PRÉAMBULE

1 PRINCIPES GÉNÉRAUX

1.1 Principes généraux

1.2 Le système de qualité

1.3 Destinataires du code d’éthique

1.4 Valeur du code d’éthique

2 PRINCIPES DANS LES RELATIONS AVEC LES EMPLOYÉS ET LES TIERS

2.1 Relations avec les salariés

2.2 Relations avec les employés et les consultants

2.3 Relations avec les clients

2.4 Relations avec les fournisseurs

2.5 Relations avec d’autres entreprises du même secteur

2.6 Diligence et équité dans la gestion des contacts

2.7 Relations avec l’administration publique et les entités exerçant des activités d’utilité publique ou d’intérêt public

2.8 Relations avec les autorités de surveillance et de contrôle

3 PRINCIPES DANS LES RELATIONS AVEC LA COMMUNAUTÉ

3.1 Politique environnementale

3.2 Les syndicats

4 PRINCIPES POUR LA GESTION DE LA SÉCURITÉ AU TRAVAIL ET DE LA SANTÉ DES TRAVAILLEURS

5 PROTECTION DES ACTIFS DE L’ENTREPRISE

6 LE CONTRÔLE DE L’APPLICATION DU CODE D’ÉTHIQUE ET DES CONSÉQUENCES DE SA VIOLATION

6.1 Organe de surveillance

6.2 Conséquences d’une infraction au code du travail

6.3 Conséquences de la violation du code pour les directeurs, les administrateurs et les commissaires aux comptes

6.4 Conséquences de la violation du code pour les collaborateurs, les consultants et les tiers

WHISTLEBLOWING- INFORMATIONS SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

PRÉAMBULE

INTER SER SpA a promu et mis en œuvre en son sein et dans le cadre de ses activités la sensibilité à l’éthique dans ses comportements et ses activités de travail, considérant la correction dans les relations internes et externes comme un critère fondamental sur lequel normaliser chaque action.

La société, à l’occasion de la vérification de la conformité du système d’organisation et de contrôle interne aux exigences légales, a décidé de procéder à la collecte et à la publication des règles et des principes éthiques et de conduite qui, depuis la création de la société, orientent ses relations avec le personnel et les tiers et qui, plus généralement, caractérisent la conduite des activités de la société.

Ces principes sont contenus dans le présent Code d’éthique et de conduite (ci-après dénommé « Code d’éthique ») dont l’entreprise, comme cela s’est produit jusqu’à présent, souhaite d’une part le partage, l’adhésion et la diffusion spontanés et, d’autre part, exige le respect et l’application par toute personne qui travaille pour le compte d’INTER SER SpA ou qui entre en contact avec elle, en prévoyant également l’application de sanctions disciplinaires et contractuelles en cas de violation.

L’objectif du Code d’éthique est de partager les principes moraux qui inspirent l’activité d’INTER SER SpA en vue de parvenir à une culture de l’éthique.

En reprenant les mots du philosophe Emmanuel Kant, on peut définir comme « éthique » le comportement de celui qui travaille, guidé non par la peur du châtiment ou l’espoir d’une récompense opportuniste, mais par sa propre raison, de manière à toujours traiter l’humanité comme une fin et jamais comme un moyen.

1 PRINCIPES GÉNÉRAUX

1.1 Principes généraux

Dans l’exercice de ses activités, INTER SER SpA s’inspire des principes éthiques énoncés ci-dessous, qui doivent être respectés par les parties impliquées dans cette activité.

INTER SER SpA mène ses activités dans le respect des réglementations communautaires, nationales et internationales, en rejetant la corruption et toute pratique illégale. Aucun comportement contraire à la législation en vigueur, au présent Code d’éthique ou aux règlements internes, mis en œuvre par les organes de gouvernance d’entreprise, par la direction et, en général, par tous les employés et collaborateurs dans l’exécution des fonctions ou des tâches assignées, ne peut être considéré comme justifié et implique l’adoption de mesures de sanction de la part de la même société.

INTER SER SpA considère d’une importance fondamentale la prestation de services professionnels par les employés et les collaborateurs de l’entreprise, qui doivent être effectués avec compétence, professionnalisme et efficacité afin de fournir des services de haute qualité aux clients et aux sujets avec lesquels elle doit entretenir des relations résultant de l’exercice de ses activités.

INTER SER SpA considère l’impartialité du traitement une valeur fondamentale dans toutes les relations internes et externes à l’entreprise.

INTER SER SpA considère l’individu, ses valeurs et ses droits des valeurs intangibles et à protéger. En particulier, dans la poursuite de son objet social, INTER SER SpA prend en considération le respect dû à tous les êtres vivants et à toutes les choses, comme finalité de son action et non comme moyen d’atteindre le but.

INTER SER SpA considère que son image et sa réputation sont des valeurs qui doivent être protégées et développées, y compris en tant que patrimoine commun, par la diffusion, le partage et le respect des principes éthiques et de conduite contenus dans le présent Code.

Toutes les relations doivent être marquées par le respect, la politesse, l’équité et la clarté.

1.2 Le système de qualité

Avec l’engagement et l’implication de tout le personnel, INTER SER SpA poursuit l’objectif d’accroître la satisfaction des clients et la capacité de l’organisation à générer de la valeur pour toutes les parties prenantes.

L’entreprise surveille toujours les facteurs indiquant la qualité du service afin de garantir le niveau de qualité et d’en permettre l’amélioration.

1.3 Destinataires du code d’éthique

Les règles du Code d’éthique s’appliquent aux employés de la Société et à tous ceux qui collaborent à l’exercice de ses activités et à la poursuite de ses objectifs. Les principes du Code éthique doivent inspirer les membres du Conseil d’administration de la Société et les directeurs et/ou cadres dans toute décision ou action relative à la gestion de celle-ci ; de même, afin de représenter un modèle de référence pour les employés et les collaborateurs de celle-ci.

Les employés et tous ceux qui coopèrent avec la société doivent adapter leur comportement aux dispositions et aux principes du code d’éthique et de ne pas prendre d’initiatives contraires au code lui-même.

En particulier, les destinataires du code d’éthique doivent se conformer aux dispositions et aux principes qu’il contient, même s’ils sont exprimés comme des critères de conduite de l’entreprise et non comme des préceptes s’adressant directement aux destinataires eux-mêmes.

1.4 Valeur du code d’éthique

INTER SER SpA considère que le respect des règles et des dispositions contenues dans le Code éthique partie intégrante et essentielle des obligations contractuelles qui découlent, pour les employés, des relations de travail également en vertu de l’article 2104 du Code civil et, pour les employés qui n’ont pas de lien de subordination, des règlements contractuels respectifs.

La violation de ces règles constituera un manquement aux obligations découlant de la relation de travail ou de la collaboration, avec toutes les conséquences juridiques ou contractuelles qui en découlent.

2 PRINCIPES DANS LES RELATIONS AVEC LES EMPLOYÉS ET LES TIERS

2.1 Relations avec les salariés

INTER SER SpA assure la plus grand diffusion du Code éthique auprès de ses employés. La société exige que ses employés connaissent et respectent, dans la mesure de leurs compétences, les prescriptions du code éthique et que, dans la mesure des possibilités individuelles, ils promeuvent leur connaissance auprès des employés nouvellement recrutés ainsi qu’auprès des tiers concernés par l’application du code éthique avec lesquels ils entrent en contact en raison de leur fonction. Les employés sont tenus de signaler à l’organe de surveillance visé au point 6 ci-dessous toute violation du code d’éthique dont ils ont connaissance de la part de collègues, de collaborateurs et de consultants. La Société considèrera comme une infraction disciplinaire toute fausse déclaration faite de mauvaise foi dans le but de nuire à des collègues et/ou à des collaborateurs.

L’honnêteté est le principe fondamental de toutes les activités d’INTER SER SpA et il s’agit d’un élément essentiel de la gestion d’entreprise.

INTER SER SpA accorde une attention maximale et constante à la valorisation des ressources humaines en plaçant la valeur de chaque personne au centre de chaque décision. Pour ce faire, elle considère le critère méritocratique, la compétence professionnelle, l’honnêteté et la loyauté de la conduite comme des fondements privilégiés pour l’adoption de toute décision concernant la carrière et tout autre aspect lié à l’employé. INTER SER SpA rejette l’utilisation du travail des enfants et du travail forcé.

Il rejette toute discrimination fondée sur l’âge, le sexe, l’état de santé, la race, la nationalité, les opinions politiques et les croyances religieuses.

Les employés sont tenus de se comporter de manière à respecter systématiquement les droits et la personnalité de leurs collègues, collaborateurs et tiers, quelle que soit leur position hiérarchique au sein de l’entreprise. Les employés doivent faire un usage approprié des biens de l’entreprise mis à leur disposition, tout en préservant la valeur des biens de l’entreprise.

L’honnêteté et la transparence sont des principes et des valeurs fondamentales pour INTER SER SpA et toutes les actions des employés doivent s’inspirer de ces valeurs.

2.2 Relations avec les employés et les consultants

INTER SER SpA procède à l’identification et à la sélection des collaborateurs et des consultants avec une impartialité, une autonomie et une indépendance de jugement absolues, en rejetant toute forme de discrimination et/ou d’ingérence. Un comportement contraire aux principes exprimés dans le code d’éthique peut être considéré par l’entreprise comme une violation grave des devoirs d’équité et de bonne foi dans l’exécution du contrat, une cause de rupture de la relation fiduciaire et une cause valable de fin des relations contractuelles.

2.3 Relations avec les clients

INTER SER SpA, dans l’exercice de ses activités et dans la gestion des relations avec les clients, respecte scrupuleusement les règles légales, les principes du présent Code éthique et les procédures internes, et exige la même chose de ses employés et collaborateurs, qui sont tenus d’éviter tout conflit d’intérêts avec l’entreprise.

2.4 Relations avec les fournisseurs

Dans le cadre de la fourniture de biens et/ou de services, INTER SER SpA opère dans le respect des règles, des principes du présent Code et des procédures internes adoptées. Les employés engagés dans des relations avec les fournisseurs et les prestataires de services doivent les sélectionner et gérer leurs relations sur la base de l’impartialité et de l’équité, en évitant les situations de conflit d’intérêts, même potentiel, avec eux, en signalant à la société l’existence ou la survenance de telles situations.

2.5 Relations avec d’autres entreprises opérant dans le même secteurr

Compte tenu des relations réciproques existantes avec les autres entreprises, INTER SER SpA applique les principes d’équité et de bonne foi, en entretenant des relations synergiques visant à améliorer l’efficacité et la qualité du service.

2.6 Diligence et équité dans la gestion des contacts

Les contacts et les missions de travail doivent être effectués conformément à ce qui est consciemment établi par les parties. INTER SER SpA s’engage à assurer une information large et complète à tous les employés et collaborateurs impliqués dans les activités prévues par les contrats conclus.

2.7 Relations avec l’administration publique et les entités exerçant des activités d’utilité publique ou d’intérêt public

INTER SER SpA adopte dans ses relations avec l’administration publique, avec les entités qui exercent des activités d’utilité publique ou d’intérêt public ou dans tous les cas liés à des relations de nature publique, le respect le plus strict des réglementations communautaires, nationales et corporatives applicables.

La gestion des négociations, la prise d’engagements et l’exécution de relations, de quelque nature que ce soit, avec l’administration publique, avec des entités qui exercent des activités d’utilité publique ou d’intérêt public ou, en tout état de cause, des relations de nature publique sont réservées exclusivement aux fonctions corporatives assignées et/ou autorisées.

Dans ses relations avec l’administration publique, la société, et pour le compte de celle-ci, tout employé, collaborateur ou consultant, ne doit pas chercher à influencer indûment les décisions de l’institution concernée, afin d’obtenir l’accomplissement d’actes non conformes ou contraires aux devoirs de sa charge, notamment en offrant

ou en promettant, directement ou indirectement, des cadeaux, de l’argent, des faveurs ou des utilités de quelque nature que ce soit. INTER SER SpA s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir et empêcher la corruption et la concussion.

Il est interdit de verser de l’argent ou de pratiquer d’autres formes de corruption afin de procurer des avantages directs ou indirects à l’entreprise elle-même. Il est interdit d’accepter des cadeaux ou des faveurs de la part de tiers qui vont au-delà des règles normales d’hospitalité et de courtoisie. L’employé ou le collaborateur qui reçoit des demandes ou des indications pour opérer dans ce sens est tenu d’en informer immédiatement l’organe de surveillance.

2.8 Relations avec les autorités de surveillance et de contrôle

INTER SER SpA s’engage à coopérer au maximum avec les autorités de surveillance et de contrôle, dans le plein respect de leur rôle institutionnel, en s’engageant à mettre en œuvre rapidement leurs exigences.

3 PRINCIPES DANS LES RELATIONS AVEC LA COMMUNAUTÉ

3.1 Politique environnementale

INTER SER SpA accorde la plus grande attention au respect des intérêts de la communauté et considère l’environnement et la nature comme des valeurs fondamentales et un patrimoine de tous, à protéger et à défendre, et à cette fin, elle s’efforce d’orienter ses activités vers le respect de ces principes, également dans le but de protéger les générations futures.

3.2 Les syndicats

INTER SER SpA ne verse aucune contribution de quelque nature que ce soit, directement ou indirectement, aux syndicats, à leurs représentants ou à leurs candidats, sauf dans les formes et selon les modalités prévues par la réglementation en vigueur, et imprime aux relations les mêmes principes de correction et de collaboration dans l’intérêt de l’entreprise et des salariés.

4 PRINCIPES POUR LA GESTION DE LA SÉCURITÉ AU TRAVAIL ET DE LA SANTÉ DES TRAVAILLEURS

INTER SER SpA considère que la protection de la sécurité et de la santé des travailleurs est d’une importance primordiale, l’objectif étant non seulement de respecter les exigences des réglementations spécifiques en la matière, mais aussi de mener une action constante visant à l’amélioration continue des conditions de travail.

L’entreprise respecte donc la réglementation en vigueur en matière de sécurité et d’hygiène au travail. Chaque travailleur doit faire preuve de la plus grande attention dans l’exercice de son activité, en respectant strictement toutes les mesures de sécurité et de prévention prévues, afin d’éviter tout risque éventuel pour lui-même et pour ses collaborateurs et collègues.

La responsabilité de chaque travailleur à l’égard de ses collaborateurs et collègues exige le plus grand soin pour la prévention des risques d’accident. Chaque destinataire doit se conformer aux instructions et directives fournies par les sujets auxquels la société a délégué l’exécution des obligations en matière de sécurité.

5 PROTECTION DES ACTIFS DE L’ENTREPRISE

Il est du devoir de tous les employés de protéger les informations confidentielles détenues par INTER SER SpA et celles de ses clients et fournisseurs.

Les employés d’INTER SER SpA, uniquement avec l’autorisation d’INTER SER SpA, peuvent avoir accès aux informations appartenant à la société, telles que, par exemple, les données financières, les programmes commerciaux et promotionnels, les informations techniques, les informations sur les employés et les clients.

Dans tous les cas, il est expressément interdit aux employés et collaborateurs d’INTER SER SpA de divulguer des informations qu’INTER SER SpA n’a pas rendues publiques.

En outre, les employés et collaborateurs d’INTER SER SpA ne pourront pas accéder, dupliquer, reproduire et utiliser, directement ou indirectement, des informations appartenant à l’entreprise, sauf dans le cadre des tâches qui leur sont confiées par INTER SER SpA.

Il est également interdit aux employés d’INTER SER SpA qui ont accès aux comptes courants de faire des arrangements de paiement sans l’autorisation expresse des directeurs.

Il est également entendu qu’INTER SER SpA est le propriétaire exclusif de tous les droits, y compris le droit de modification et de traitement, sur ce qui a été réalisé en exécution du contrat de travail et en tout cas à l’occasion du travail et conserve la propriété entière et exclusive des droits sur les œuvres, à l’égard desquelles aucun droit ou réclamation, ni aucun titre, ne peut être avancé par le travailleur.

6 LE CONTRÔLE DE L’APPLICATION DU CODE D’ÉTHIQUE ET DES CONSÉQUENCES DE SA VIOLATION

6.1 Organe de surveillance

INTER SER SpA a mis en place un organe de contrôle interne doté de pouvoirs autonomes d’initiative et de contrôle, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur. Outre les tâches prévues par l’acte législatif susmentionné, l’organe de surveillance a pour mission de promouvoir la diffusion et la connaissance du code de déontologie et d’en surveiller le respect, en signalant rapidement toute violation à l’organe d’administration.

Les informations et les rapports obtenus par l’organe de surveillance et les structures qu’il utilise sont considérés comme confidentiels et ne peuvent être divulgués que dans les cas prévus par la législation en vigueur.

INTER SER SpA reconnaît en effet l’importance primordiale du contrôle interne visant à faciliter la réalisation des objectifs de l’entreprise, à sauvegarder les ressources, à garantir le respect des lois et la qualité des produits.

6.2 Conséquences d’une infraction au code des employés

Le non-respect et/ou la violation des règles de conduite imposées par le code d’éthique et les procédures de l’entreprise par les employés de la société constitue une violation des obligations découlant de la relation de travail conformément à l’art. 2104 C.C. et une infraction disciplinaire.

En ce qui concerne les sanctions imposées, il est précisé qu’elles seront appliquées conformément à ce qui est prévu par la NCBA actuelle et les règles disciplinaires, et que l’adoption de ces dernières doit avoir lieu conformément à la NCBA susmentionnée.

Ces sanctions seront appliquées en fonction de l’importance des cas individuels en question et seront proportionnelles à leur gravité. La détection de telles infractions, la gestion des procédures disciplinaires et l’imposition de sanctions restent de la responsabilité des fonctions centrales en charge et déléguées.

6.3 Conséquences de la violation du code pour les directeurs, les administrateurs et les commissaires aux comptes

En cas de violation par les cadres des procédures internes et du code d’éthique, la société évaluera les faits et les comportements et prendra les mesures appropriées à l’encontre des responsables, considérant que de telles violations constituent un manquement aux obligations découlant de la relation de travail conformément à l’art. 2104 C.C.

6.4 Conséquences de la violation du code pour les collaborateurs, les consultants et les autres tiers

Tout comportement de collaborateurs, consultants ou autres tiers liés à la société par une relation contractuelle non salariée, en violation des dispositions du code d’éthique, peut déterminer, conformément aux clauses contractuelles spécifiques incluses dans les lettres de mandat, la résiliation de la relation contractuelle, sans préjudice de toute demande d’indemnisation si ce comportement entraîne des dommages pour la société, indépendamment de la résiliation de la relation contractuelle.

WHISTLEBLOWING
INFORMATIONS SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
conformément aux articles 13 et 14 du Règlement (UE) 2016/679
Le responsable du traitement des données est INTER SER S.P.A (numéro de TVA : 01867890020), dont le siège social est situé à Vercelli (VC), Via Verdi, 27 13100), en la personne du représentant légal pro tempore (ci-après, « Responsable du traitement des données »), tél. 0161 218860, Fax : 0161 219662, Email : interser@interser.it.

Les données personnelles des parties intéressées seront traitées exclusivement pour gérer les rapports concernant des irrégularités ou des infractions présumées dont le déclarant a eu connaissance dans le cadre de sa relation de travail. Le déclarant (par exemple, un employé, un travailleur indépendant, un professionnel, un stagiaire) fournit volontairement ses données personnelles ; les données des autres sujets qui peuvent faire état du rapport ou qui sont liés au déclarant (par exemple, les facilitateurs, les témoins, etc.) sont collectées par le biais du rapport préparé et envoyé par le déclarant lui-même.
La gestion et la vérification préliminaire de la validité des circonstances représentées dans le rapport sont confiées à l’Organe de surveillance qui s’en charge dans le respect des principes d’impartialité et de confidentialité, en réalisant toute activité jugée opportune, y compris l’audition personnelle du rapporteur et de toute autre personne susceptible de rapporter les faits signalés. Si, à l’issue de la vérification, des éléments de nature non manifestement infondée du fait rapporté sont identifiés, l’organe transmettra le résultat de l’évaluation en vue d’une enquête plus approfondie ou de l’adoption de mesures pertinentes :
a) au conseil d’administration, afin que, si les conditions sont réunies, une action disciplinaire soit menée ou que les mesures et/ou actions supplémentaires jugées nécessaires soient adoptées, y compris pour protéger la société elle-même
b) si nécessaire, à l’autorité judiciaire, à la Cour des comptes ou à l’ANAC.
Dans de telles éventualités, dans le cadre de la procédure pénale, l’identité du dénonciateur est couverte par le secret selon les modalités et dans les limites prévues par l’article 329 du code de procédure pénale ; dans le cadre de la procédure devant la Cour des comptes, l’identité du rapporteur ne peut être révélée avant la conclusion de la phase d’enquête ; dans le cadre de la procédure disciplinaire, l’identité du dénonciateur ne peut être révélée, lorsque la contestation de l’accusation disciplinaire est fondée sur des enquêtes distinctes et complémentaires du rapport, même si elles en sont la conséquence. Si le litige est fondé, en tout ou en partie, sur le rapport et que la connaissance de l’identité de l’auteur du rapport est indispensable à la défense de l’accusé, le rapport ne sera utilisable aux fins de la procédure disciplinaire qu’en présence du consentement de l’auteur du rapport à la divulgation de son identité.
La base juridique du traitement des données personnelles des intéressés peut être identifiée dans l’obligation légale (art. 6, lettre c) GDPR) prévue pour le Titulaire du traitement, consistant à devoir prévenir les risques et les situations préjudiciables à l’intérêt public (art. 6, lettre e) GDPR) avec des dommages, même si seulement à l’image, pour l’entreprise et à devoir identifier des outils de protection pour les travailleurs qui signalent des délits ou des irrégularités dont ils ont eu connaissance dans le cadre de leurs activités professionnelles (Décret législatif 24/2023).
Conformément à l’art. 6, lettre a) du RGPD, la base juridique qui légitime la communication des données à caractère personnel du lanceur d’alerte à la personne dénoncée dans le cadre d’une procédure disciplinaire, si le litige est fondé, en tout ou en partie, sur la dénonciation et que la connaissance de l’identité du lanceur d’alerte est essentielle pour la défense de l’accusé, est le consentement exprès de la personne dénoncée à la révélation de son identité.

Les destinataires du rapport peuvent être
– l’organe de contrôle : cette personne, désignée par l’entreprise, a été spécifiquement autorisée et formée par le responsable du traitement des données, conformément à l’article 29 du RGPD, notamment pour pouvoir traiter les données du dénonciateur et des autres personnes physiques intéressées dans le cadre de la procédure de dénonciation 29 GDPR, également pour pouvoir traiter les données du dénonciateur et d’autres personnes physiques intéressées dans le cadre de la procédure de dénonciation ;
– d’autres sujets préalablement autorisés et instruits par le responsable du traitement des données conformément à l’art. 29 GDPR, en tant que personnes faisant partie de l’organisation interne de l’entreprise ou en tant que conseillers délégués du Conseil d’administration de l’entreprise ;
– l’Autorité nationale anticorruption (ANAC) ;
– les autorités judiciaires ;
– la Cour des comptes ;
– les prestataires de services désignés comme responsables du traitement des données conformément à l’art. 28 GDPR.

Le responsable du traitement n’a pas l’intention de transférer les données personnelles de l’intéressé à un pays tiers au sein de l’Union européenne ou à une organisation internationale. Si nécessaire, nous vous informons à l’avance que le transfert aura lieu conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679.

Les rapports et la documentation connexe sont conservés pendant une longue période

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